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La Compliance en las PYMES

La Compliance o cumplimiento normativo, es el departamento de una empresa que garantiza que todos los procesos internos del negocio cumplan con la Ley vigente. El objetivo es minimizar riesgos de sanciones y delitos.  En las grandes empresas, la Compliance ya es parte del ADN y de la cultura corporativa, todas tienen departamentos y políticas dedicadas al tema. La Compliance en las PYMES, en cambio, aún es un tema a lo que les cuesta adaptarse.

En entrevista al Legal Today, Germán González Avecilla, director de Ética y Cumplimiento de Gamesa afirma que “[…] en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas mi experiencia […] es que el arraigo es menor. Se ve como algo para empresas grandes, como un ‘coste’ que no pueden asumir. En definitiva, como una complicación más que como una oportunidad”.

En 2015, entró en vigor una reforma del Código Penal que hizo el tema de la Compliance aún más importante para las PYMES, orientando a que implanten programas de Compliance para evitar delitos y que asignen un órgano independiente de auditoría para vigilar y controlar el cumplimiento normativo.

Esto es muy importante pues el Código Penal dice que “en aquellos casos que la empresa acredite haber implementado de forma eficaz y antes de la comisión del delito, el programa de compliance, podrá quedar exenta de responsabilidad o podrá ver atenuada la pena que fuere procedente imponerle.

En reportaje del periódico Cinco Días, Iñigo Gómez Berruezo, director general de Gobercom, dice que “en el escenario en el que conviven hoy pequeñas y medianas empresas y compliance sigue existiendo un gran desconocimiento en cuanto a cómo acometer esta actividad, qué recursos financieros son suficientes y cuándo es adecuado, eficiente y eficaz para una empresa de esas dimensiones. Respecto del cómo implementarlo, lo más determinante para la organización es utilizar el sentido común y buscar un equilibrio entre el coste de su puesta en marcha, la necesidad real de contar con un programa y su progresiva implementación (un plan de prevención no nace de forma espontánea y debe crecer y perfeccionarse con el paso del tiempo)”.

Aquí os dejamos algunos consejos básicos para crear un departamento de Compliance en una PYME:

  1. Mapear todos los riesgos penales de las actividades de la empresa, considerando sus procesos internos y la Ley vigente
  2. Determinar nuevos procesos para cumplir con las normativas
  3. Planificar como la empresa podrá adoptar y controlar los nuevos procesos
  4. Crear un canal interno para denuncias de riesgos e incumplimientos de las normativas
  5. Establecer sanciones adecuadas a cada tipo de delito
  6. Tener un equipo dedicado a actualizar constantemente las normas según nuevas actividades de la empresa o nuevas regulaciones

“Las pymes tienen ahora una oportunidad única de decidir en qué división quieren jugar, cómo quieren posicionarse, cuánto quieren perdurar y todo esto –amén de prevenir su responsabilidad penal– se logra dando los primeros pasos en la generación y consolidación de una cultura de cumplimento”, cree Iñigo Gómez.

La Compliance es muy amplia y mira a todos los tipos de procesos de la empresa. Puede ir desde la estafa hasta blanqueo de capitales o delitos contra el medio ambiente. Para las PYMES, y en especial para las startups, un proceso crítico puede ser la relación con los inversores. Cuando no se tienen muy bien determinadas las normas internas en la relación de la empresa con sus accionistas y no se consideran las implicaciones y obligaciones legales, la empresa queda expuesta a riesgos penales graves.

Nosotros, desde Private Investments Network, ofrecemos una plataforma que facilita a las empresas no cotizadas mantenerse Compliance al centralizar la información (corporativa, legal, contable, fiscal), automatizar procesos y crear estándares de comunicación con los inversores y otros stakeholders.

Más información: www.privateinvestmentsnetwork.com

En otro post hablamos sobre la importancia y las especificidades del Marketing Jurídico, muy enfocado a los bufetes de abogados. También hablamos de cómo las nuevas tecnologías pueden cambiar la estructura de las Juntas de Accionistas, esenciales para acompañar y controlar el compliance. Además, contamos un poco de la importancia del gobierno corporativo para las empresas no cotizadas.

Fdo. Helena Lopes

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Nuevas tecnologías para las Juntas de Accionistas

La digitalización está obligando a las empresas tener una mayor transparencia y excelencia en su gobierno corporativo y en la comunicación con sus accionistas y stakeholders. Las tecnologías crecen a un ritmo muy elevado y las empresas necesitan seguirlo para mantenerse competitivas. Una empresa que no se adapta queda obsoleta.

Las Juntas de Accionistas y reuniones de consejo son, en general, el principal canal de comunicación de las empresas con sus accionistas. Ahora mismo nos encontramos con una fuerte tendencia de uso de tecnologías para facilitar la participación y el compromiso de los participantes.

Aunque las reuniones sigan siendo presenciales, en su mayoría, se están buscando maneras de automatizar y potenciar los procesos anteriores y posteriores (convocatorias, envío de documentación, confirmación de asistencia, seguimiento de tareas, etc.) y la experiencia durante los encuentros (votaciones digitales, participación a distancia, etc.).

Hoy en día es común que un accionista de Estados Unidos invierta en empresas de Europa, por ejemplo.  Por eso, cada vez más, permitir la participación y el voto a distancia es un diferencial importante en la relación con los accionistas, y estimula que ellos estén más cerca del negocio y de los avances de la empresa, sin necesitar la presencia física.

Para tener una idea, según este reportaje del periódico Expansión, en 2015 “las votaciones de los accionistas a través de medios electrónicos fueron el 23% del total de los votos a distancia, frente a apenas el 2% de 2014. […] Además, la proporción de empresas cuyos accionistas utilizaron sistemas de voto a distancia alcanzó el 32% en 2015 (frente al 29,1% del año anterior)”.

Las empresas no cotizadas se enfrentan al reto de ser transparentes y mejorar la comunicación con sus accionistas, pero de manera privada y segura. Así que las tecnologías deben ser aprovechadas a favor de la seguridad de la información.

Desde Private Investments Network desarrollamos una solución completa para facilitar y potenciar la relación entre empresas no cotizadas e inversores. Algunas de las tecnologías que facilitan la gestión de las juntas de accionistas para empresas no cotizadas y que están disponibles en nuestra plataforma son:

  • Convocatorias online: uno de los problemas al convocar una Junta de Accionistas es gestionar la participación de todos, así que tener herramientas que permitan aceptar o rechazar la reunión online y hacer un control de las respuestas es esencial para las empresas.
  • Control de asistencia antes y durante la reunión: aparte de gestionar las convocatorias también es un reto acompañar y mantener un histórico de quien realmente ha asistido a las reuniones.
  • Gestión de votaciones online: en las Juntas de Accionistas se realizan votaciones para la toma de importantes decisiones. La tecnología ayuda a controlar y mantener un histórico de las votaciones, evitando que la información se pierda en el tiempo o genere confusiones. Además, la tecnología permite que sea posible delegar el derecho de voto, en los casos que el accionista no pueda participar de una reunión, sin perder la legitimidad y seguridad del voto y de la información.
  • Compartir documentación: antes, durante y después de las Juntas de Accionistas, puede surgir la necesidad de compartir documentos entre todos los asistentes. Ese proceso cuando realizado por e-mail puede generar un verdadero caos, pues la información se pierde y se crean distintas versiones de un mismo material. De este modo, herramientas que permiten compartir documentos al subirlos en un canal único facilitan mucho el control, histórico y seguridad de los datos.
  • Seguimiento de tareas generadas en la reunión: por fin, lo que se puede decir que es el principal reto actual de la relación entre empresas e inversores, es estimular el Smart Capital, donde el accionista pueda contribuir más que con solamente dinero. Así que permitir un seguimiento de las tareas determinadas en una reunión, acompañando si ha sido realizada o no y porque, es una manera de estimular y garantizar que el accionista pueda estar más próximo del negocio.

Estas herramientas permiten que la empresa ahorre tiempo y costes con gestión, tenga un mayor control de sus reuniones y ofrezca a sus accionistas y stakeholders una comunicación transparente, personalizada, segura y de acuerdo con las nuevas tecnologías y tendencias de mercado.

Es importante destacar que para disfrutar de todas las tecnologías disponibles actualmente es necesario tener un estatuto de la empresa actualizado, que permita la comunicación digital con los accionistas. Recomendamos contratar abogados especializados en el tema que puedan orientar y adaptar lo que sea necesario. En nuestra web podréis encontrar a nuestros partners que ofrecen estos servicios.

Más información: www.privateinvestmentsnetwork.com

Comentamos en otro post algunos principios básicos de la relación con los inversores, que deben ser considerados y adaptados a las nuevas tecnologías.

También hablamos de algunos puntos que determinan un buen gobierno corporativo, y las Juntas de Accionistas son parte esencial de este proceso. Además, destacamos que un buen gobierno corporativo es importante también para las empresas no cotizadas, que deben tener procesos estructurados y bien definidos así como las empresas que cotizan en bolsa: La importancia del gobierno corporativo para las no cotizadas.

Fdo. Helena Lopes

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Buen Gobierno Corporativo

El buen gobierno corporativo va más allá de las empresas cotizadas, de hecho, teniendo en cuenta de que aproximadamente el 98% de las empresas son no cotizadas, va mucho más allá. Así pues, entendemos el gobierno corporativo como un conjunto de buenas prácticas de la empresa con su consejo de administración, sus accionistas y otros stakeholders, independientemente si cotiza en el mercado continuo o no. No olvidemos que en España, por ejemplo, hay una gran tradición de empresas familiares de varias generaciones (sobre todo en el sector de la alimentación y bebida) las cuales tienen la necesidad de aplicar el buen gobierno corporativo para gestionar eficientemente la relación con sus grupos de interés. Con la dificultad añadida de hacerlo en un entorno privado y seguro.

“El gobierno corporativo es un conjunto de buenas prácticas de la empresa con su consejo de administración, sus accionistas y otros stakeholders, independientemente si cotiza en el mercado continuo o no.”

Además, también hay que tener en cuenta el auge de empresas de nueva creación (la gran mayoría de base tecnológica, o sea, startups) que necesitan el apoyo de varios socios inversores para poder crecer rápidamente. Para dichos inversores, es indispensable que el emprendedor tenga plena conciencia del buen gobierno corporativo para manejar la compleja relación que se crea entre ellos. Y, no nos engañemos, también lo es para la propia empresa si quiere crecer sin que ello sea un auténtico quebradero de cabeza que le impida centrarse en su core-business.

“Si una startup quiere crecer sin que ello sea una tarea que le impida centrarse en su core-business, debe aplicar los cánones del buen gobierno corporativo desde sus inicios.”

Uno de los pilares fundamentales del buen gobierno corporativo es la comunicación. De hecho, desde mi punto de vista, es el factor clave. Desde otras perspectivas, se abogará por la transparencia pero, en mi opinión, una buena comunicación implica la dosis exacta de transparencia y, por el otro lado, más transparencia no implica un buen gobierno corporativo. Me explico, un exceso de transparencia genera una alarma innecesaria a los stakeholders que, internamente, se debe saber controlar y comunicar a su debido tiempo y de la forma correcta. Incluso para las sociedades cotizadas, donde más se vela por el inversor, una reciente regulación Europea sobre el “cumplir o explicar” da una posibilidad de “escaqueo” a las empresas siempre y cuando lo justifiquen:

7. El artículo 20, apartado 1, de la Directiva 2013/34/UE obliga a las empresas admitidas a cotización a dar explicaciones en caso de no aplicación de las recomendaciones del código al que estén sujetas o que hayan decidido aplicar voluntariamente.

8. A   efectos   del   apartado   7,   las   empresas   deberían   indicar   claramente   qué recomendaciones específicas no han aplicado, y, para cada caso de no aplicación de una recomendación individual:

  • explicar de qué manera han desatendido esa recomendación;
  • describir las razones para ello;
  • describir cómo adoptaron la decisión de desatender la recomendación;
  • cuando la no aplicación sea temporal, explicar cuándo prevén atender una recomendación específica;
  • cuando proceda, describir la medida adoptada en lugar del cumplimiento de la recomendación y explicar cómo contribuye esa medida al logro del objetivo subyacente de la recomendación específica o del código en su conjunto; o aclarar cómo contribuye a la buena gobernanza empresarial.

9. La información mencionada en el apartado 8 debería ser lo suficientemente clara, exacta y   completa   como   para   permitir   que   los   accionistas,   los   inversores   y   otras   partes interesadas evalúen las consecuencias derivadas de la no aplicación de una recomendación específica.   Además,   debería   hacer   referencia   a   la   situación y   las   características   y específicas de la empresa, como su tamaño, estructura o propiedad, o cualesquiera otras características pertinentes.

Además, la CNMV ha redactado consideraciones adicionales dentro del marco de la recomendación de la Comisión Europea. Podéis leerlo todo en este documento.

“Un exceso de transparencia puede crear una alarma innecesaria a los stakeholders. Así que, internamente, se debe saber controlar la información y comunicar a su debido tiempo y de la forma correcta.”

Por otro lado, el buen gobierno corporativo no puede ser sólo un conjunto de “buenas intenciones” sino que, como en las empresas cotizadas, tiene que ser un conjunto de medidas ejecutadas para el beneficio de la empresa y sus stakeholders. De este modo, las empresas cotizadas nos muestran que estas buenas prácticas no pueden ejecutarse de manera óptima sin digitalizar este proceso aun si no lo tienen tan complicado como las no cotizadas, ya que su información debe ser pública. Entonces, ¿en qué plano quedan las empresas no cotizadas? ¿Cómo pueden gestionar el buen gobierno corporativo sin que sea una odisea?

Buen Gobierno Corporativo en empresas no cotizadas

 

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Buen Gobierno Corporativo – Reunión del Consejo de Administración

Primero de todo, debemos saber qué tiene que hacer una empresa, como mínimo, para estar dentro de las buenas prácticas del gobierno corporativo:

  • Realizar, como mínimo, una reunión anual con los accionistas para tratar el orden del día y donde se debería informar, consultar y decidir sobre:
    • los temas estratégicos de la empresa
    • las cuentas de la empresa
    • las previsiones de la empresa
    • temas operativos de la empresa
  • Mantener informados a los stakeholders de los hechos relevantes de la compañía
  • Mantener informados a los stakeholders internos de la evolución de los KPIs que la empresa crea necesarios
  • Tener a disposición de los accionistas documentos relevantes de la compañía

Os adjunto un excelente informe que realizó el pasado año Rusell Reynolds donde toma el pulso sobre estos temas en la empresa familiar a nivel Europeo. También os dejo una infografía muy completa realizada por KPMG sobre las claves del buen gobierno corporativo para las sociedades cotizadas en el mercado continuo.

Es fácil ver que para estar al día sobre el buen gobierno corporativo hace falta dedicarle tiempo y recursos pero, también, es fácil ver que tiene un impacto muy positivo para el óptimo funcionamiento de la empresa. Se habla mucho de conseguir el engagement de los clientes pero dejamos de lado erróneamente el engagement de los stakeholders internos que son los que más pueden hacer por la empresa. Obtener fluidez en este engranaje interno es clave para el devenir de cualquier empresa.

Para conseguir optimizar esta gestión, os dejo un link donde podréis encontrar una herramienta que ayuda a las empresas a estar al día del buen gobierno corporativo.

Fdo. Guillem Comí.

Gobierno corporativo: la importancia para las no cotizadas

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En base al excelente estudio “Recomendaciones de Buen Gobierno Corporativo para empresas no cotizadas” realizado por IE Business School y Grant Thornton, desde Private Investments Network queremos destacar algunas recomendaciones y mejores prácticas para las empresas no cotizadas que nos parecen interesantes.

“Todas las empresas deben asegurar un entorno de calidad e integridad de la información que utilizan para que sus Consejos tomen las mejores decisiones”, según Antonio García-Lozano, Consulting Leader de Grant Thornton.

Las empresas cotizadas siguen políticas de buen gobierno corporativo que son esenciales para la relación con sus accionistas y, una pregunta lógica que se pone encima de la mesa en el estudio es: ¿porque no seguir estas políticas en las empresas no cotizadas para que consigan un consejo de administración de alto rendimiento?

“Las empresas no cotizadas constituyen el 85% del tejido industrial español. Sin embargo, la mayor parte de la legislación y de las recomendaciones vigentes en materia de buen gobierno corporativo se dirigen exclusivamente a compañías cotizadas. Extender el buen gobierno a más segmentos empresariales supone fortalecer la sostenibilidad y el desarrollo de nuestras empresas y, por extensión, de nuestra economía y de nuestra sociedad” opina Tomás Garicano, director del Centro de Buen Gobierno, profesor de la IE Business School y senior advisor en Gobierno Corporativo para Grant Thornton.

El estudio está dirigido a empresas privadas con una facturación anual de más de 750 millones de euros o una plantilla media de más de 1.500 trabajadores. Aquí separamos las principales recomendaciones:

  • Los  socios  deben  establecer  un  marco  de  gobierno  corporativo  que,  respetando  la normativa  vigente,  se  adapte  a  sus  necesidades,  a  su  tamaño  y  a  la  complejidad  de  sus operaciones
  • Es  conveniente  distinguir  entre  las actividades de gobierno, administración, aprobación y supervisión, propias del consejo de administración, de las de gestión operativa, propias de la alta dirección y de la estructura organizativa de la empresa
  • Los  miembros  del  consejo  de  administración  deben dedicar  el  tiempo  necesario  para  el desempeño  de  sus  tareas,  se  reunir  periódicamente,  asistir  a  las  reuniones convocadas y contar con la información oportuna, el asesoramiento preciso y la formación adecuada
  • Para garantizar un transparencia informativa, es  recomendable  que las empresas  divulguen en un canal oficial  los  informes preceptivos  o  voluntarios  (independencia  del  auditor,  informes  de  las  comisiones  de auditoría  y  de  nombramientos  y  retribuciones,  cuando  existan,  operaciones  vinculadas  y responsabilidad social corporativa)
  • Debe existir un sistema de información que permita el estudio previo de los temas a tratar antes de las reuniones y juntas, facilitando la comunicación entre los miembros y optimizando los encuentros presenciales
  • Es recomendable mantener actas suficientemente exhaustivas. Las actas de las reuniones del consejo de administración son el reflejo de lo acontecido en dichas reuniones y de la relevancia y profundidad de los asuntos tratados. Deben ser lo suficientemente amplias como para plasmar tanto los asuntos tratados, como las opiniones  vertidas  por  los  consejeros  y  las  decisiones  tomadas,  evitándose  las  versiones telegráficas
  • Es importante disponer de un  sistema  de  relación  con  los  accionistas  que  permita  conocer  sus  opiniones,  intereses  y expectativas, particularmente cuando no se hallen  representados todos ellos en el consejo de administración. El sistema debería tener un enfoque de relación continuada a lo largo del tiempo, buscando una relación periódica que vaya más allá de las reuniones del consejo de administración o de la celebración de la junta general anual
  • Se debe comunicar como mínimo: información financiera  y  no  financiera,  interna  y  externa,  histórica,  presente  y  futura  y  que  contemple como  mínimo  los  asuntos  relacionados  con  la  situación  presente  y  las  perspectivas financieras  de  la  empresa,  el  plan  estratégico  y  su  implementación,  los  riesgos,  el cumplimiento normativo, el mercado y los competidores y los aspectos relacionados con la gestión interna y los recursos humanos

Desde Private Investments Network, ofrecemos una herramienta que permite a las empresas no cotizadas seguir estas políticas dentro de un entorno privado y seguro, aportando soluciones para potenciar la relación con los accionistas y otros stakeholders internos.

Las funcionalidades de nuestra plataforma permiten mantener una comunicación transparente, segmentada y segura, gestionando procesos como; reuniones, tareas, métricas, documentos e, incluso, ampliaciones de capital.

Si quieres conocer más detalles de cómo Private Investments Network ayuda a las empresas, haz clic aquí.